ua ru
+38 073 010 90 94
+38 067 384 57 54
01054 Київ, вул.Тургенєвська, буд.38,офіс 102-103

Електроний документообіг та податкові перевірки. Чи варто зберігаті паперові орігінали всіх документів

26/03/2017

elektroniy_dokumentЯк відомо, після початку перевірки платник податків зобов'язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов'язані з предметом перевірки.

Така норма закріплена у п. 85.2. ст. 85 Податкового Кодексу України.

Однак, посилаючись виключно на данну норму Податкового Кодексу, не можна говорити про те, що платник податків може надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів не оригінали документів на папері, а оригінали таких документів в електронному виді.

Щоб розібратися у цій ситуації, звернемось до положень Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22.05.2003 року.

Відповідно до ч. 3 ст. 7 вищезазначеного Закону, якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ та документ на папері, кожен з документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.

Тому, якщо створити електронний документ, керуючись положеннями Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», то, рівноцінно такому документу на паперовому носії, він матиме таку ж юридичну силу.

Відповідно до ч. 1 ст. 7 «Про електронні документи та електронний документообіг» оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України "Про електронний цифровий підпис".

Якщо ж звернутись до положень Закону України "Про електронний цифровий підпис", зокрема, до ч.1 ст. 3, то ми з'ясовуємо, що електронний цифровий підпис за правовим статусом прирівнюється до власноручного підпису (печатки) у разі, якщо:

  • електронний цифровий підпис підтверджено з використанням посиленого сертифіката ключа за допомогою надійних засобів цифрового підпису;
  • під час перевірки використовувався посилений сертифікат ключа, чинний на момент накладення електронного цифрового підпису;
  • особистий ключ підписувача відповідає відкритому ключу, зазначеному у сертифікаті.

З цього випливає, що для того, щоб надати електронний документ контролюючим органам, під час перевірки податкової, в такому документі має бути електронний підпис.

У цьому випадку про варіант «надати скан-копії» не може й бути мови.

Також звертаємо увагу на норму, закріплену у ч. 4 ст. 7 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», а саме оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність та справжність у порядку, визначеному законодавством; у визначених законодавством випадках може бути пред'явлений у візуальній формі відображення, в тому числі у паперовій копії.

Але, в свою чергу, юридична сила електронного документа не може бути заперечена виключно через те, що він має електронну форму (ч. 1 ст. 8 цього є Закону).
Тому ще треба буде поборотися за своє право надати контролюючим органам оригінали документів в електронному виді.

Позицію того що, якщо первинний документ оформлено відповідно до всіх вимог законодавства України, то зазначений документ, який буде створено в електронному виді, буде мати юридичну силу було відображено також і у листі Державної фіскальної служби України у м. Києві від 07.04.2016 р. №2849/К/26-15-13-02-15.
Але, не слід поспішати з передчасними висновками на користь оригіналів документів в електронному вигляді, особливо щодо надання їх контролюючим органам під час перевірки.

Адже, відповідно до ч. 3 ст. 8 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг» електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

  • свідоцтва про право на спадщину;
  • документа, який відповідно до законодавств може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;
  • в інших випадках, передбачених законом.

Якраз ці «інші випадки, передбачені законом», вказують на те, що цей перелік не є вичерпним, та відкриває контролюючим органам під час перевірки податкових органів, щодо «свободи дій» вільного тлумачення чи можна оригінал того чи іншого документу подати в електронному виді.

Не будуть виключенням і випадки, коли контролюючі органи можуть вважати подання оригіналу документу в електронному, а не паперовому виді, відмовою у поданні документів, що запитуються.

Що з цього слідує? Відповідно до п. 121.1. ст. 121 Податкового Кодексу України, ненадання платником податків контролюючим органам оригіналів документів (крім документів, отриманих з Єдиного реєстру податкових накладних) чи їх копій при здійсненні податкового контролю у випадках, передбачених цим Кодексом, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 510 гривень.

Ті самі дії, вчинені платником податків, до якого протягом року було застосовано штраф за таке саме порушення, - тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі 1020 гривень.

Тому, положення Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг», наявність системи електронного документообігу відповідної законодавству України, не є панацеєю від проблем з контролюючими органами.

Отже, у висновку зазначаємо, шо зберігання паперових оригіналів усіх документів, є не лише рекомендацією, але й необхідністю.

Юрист практики господарського та податкового права Анна Головань


Поставити питання